Instemming van de ondernemingsraad bij wijzigingen in werving: wanneer is die nodig?

Na een slecht kwartaal krijgt de operationeel directeur van een uitzendbureau in Utrecht een idee. Elke kandidaat die van een recruiter naar een planner gaat, of van een planner naar de administratie, krijgt een timer. Een wekelijks dashboard laat zien hoe lang elke persoon erover deed om de kandidaat op te pakken. Ze schetst het voor de HR-directeur, die het een goed idee vindt om te zien waar kandidaten wachten. Dan stelt hij één vraag: “Hebben we dit al met de ondernemingsraad besproken?”

Het is een goede vraag. Een wijziging die bedoeld is om het wervingsproces te verbeteren, kan ook veranderen hoe medewerkers worden gemonitord. Dit artikel put uit het onderzoekspaper van Radius Hire uit 2026 over overdrachten bij werving voor de werkvloer en uit de tekst van de wet. Bij elk punt geven we aan of het gaat om geldend recht, recht dat pas later gaat gelden, een voorstel, officiële informatie of onze eigen interpretatie.

Wat is een ondernemingsraad, en heeft je bedrijf er een?

De ondernemingsraad is het gekozen orgaan dat het personeel vertegenwoordigt in het overleg met de werkgever. Een werkgever moet een ondernemingsraad instellen voor een onderneming waar in de regel ten minste 50 personen werken (WOR, artikel 2, lid 1). Dit is geldend recht.

Het maakt uit wie er meetelt, want instemmingsrechten gaan alleen over regelingen voor de personen die in de onderneming werkzaam zijn. Volgens artikel 1 WOR:

Voor bedrijven met 10 tot 49 personen gelden lichtere regels. Zie de veelgestelde vragen.

Wanneer is instemming van de ondernemingsraad nodig bij wijzigingen in de werving?

Alleen als aan alle vijf de voorwaarden van artikel 27 is voldaan:

Is aan alle vijf de voorwaarden voldaan, dan moet de werkgever instemming vragen voordat hij besluit. Hij legt het voorgenomen besluit schriftelijk aan de OR voor, met de redenen en de verwachte gevolgen voor het personeel, en het wordt ten minste één keer besproken in een overlegvergadering (artikel 27, lid 2). Weigert de OR zijn instemming, dan kan de werkgever de kantonrechter om toestemming vragen (artikel 27, lid 4). Een besluit dat zonder instemming of toestemming is genomen, is nietig als de OR daar binnen een maand schriftelijk een beroep op doet (artikel 27, lid 5).

Daarnaast kunnen twee adviesrechten gelden. Daarmee kan de OR advies uitbrengen, maar het besluit niet tegenhouden. Het gaat om de invoering van een belangrijke technologische voorziening (artikel 25, lid 1, onder k) en om het groepsgewijs werven of inlenen van arbeidskrachten (artikel 25, lid 1, onder g).

Wetsvoorstel 36949 (loontransparantie) is op 20 oktober 2026 nog een voorstel. Het zou onderdeel c over beloningssystemen herschrijven. Het wijzigt de onderdelen e, k en l niet.

Vallen regelingen voor het werven van externe kandidaten onder het aanstellingsbeleid?

Meestal wel, als het algemene regels zijn over hoe vacatures worden vervuld. De WOR definieert aanstellingsbeleid niet, dus hebben rechters die leemte opgevuld:

We hebben geen uitspraak van de Hoge Raad gevonden over regels die alleen voor externe kandidaten gelden. Volgens onze interpretatie valt een algemene regeling over hoe sollicitanten worden gescreend, geïnterviewd of geselecteerd meestal onder onderdeel e. Zo’n regeling bepaalt namelijk mede wie er bij het personeel komt, en geldt meestal ook voor medewerkers die solliciteren. De keuze om wel of niet te werven valt daar niet onder, en een individuele wervingsbeslissing ook niet.

Bij uitzendbureaus kunnen twee ondernemingen een rol spelen. De ondernemingsraad van het uitzendbureau gaat over regelingen voor het eigen personeel en voor de uitzendkrachten die het bureau in dienst heeft. Bij de opdrachtgever tellen uitzendkrachten pas na 15 maanden mee. De ondernemingsraad van de opdrachtgever heeft adviesrecht over elk voorgenomen besluit om arbeidskrachten groepsgewijs in te lenen, ook als het om nieuwe raamovereenkomsten met uitzendbureaus gaat (Hoge Raad, 3 november 2023).

Welke wijzigingen in de werving hebben mogelijk instemming nodig?

Dat hangt af van wat er verandert. Het onderzoekspaper raadt aan om advies in te winnen voordat je een nieuwe screeningstool invoert of permanent bijhoudt hoe snel medewerkers reageren. Elke rij hieronder is een punt om te toetsen, geen conclusie dat instemming nodig is.

Onderdeel k gaat over de persoonsgegevens van medewerkers, niet over die van kandidaten. Een systeem dat voor kandidaatgegevens is gebouwd, kan toch vastleggen wat medewerkers erin doen.

Monitor je medewerkers als je meet hoe lang overdrachten duren?

Dat kan, als de tijd per persoon wordt gemeten. Het onderzoekspaper geeft een voorbeeld: een systeem dat permanent bijhoudt hoe snel elke persoon een overdracht oppakt, kan de prestaties van medewerkers monitoren. Dat kan onder artikel 27, lid 1, onder l, vallen.

De officiële informatie wijst dezelfde kant op. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is een systeem ook een personeelsvolgsysteem als de werkgever het niet gebruikt om medewerkers te monitoren, maar dat wel kan. De AP noemt onder meer workflow- en zaaksystemen als voorbeelden. De OR kan ook onder voorwaarden instemmen.

De audit uit de whitepaper is anders opgezet (zie Zo breng je je wervingsproces in twee weken in kaart). Hij richt zich op één functie op één locatie, in één periode, en kijkt naar 20 tot 30 kandidaattrajecten. Hij gebruikt referentienummers of initialen, geen volledige namen. En met de scores beoordeel je overdrachten, geen mensen.

De whitepaper voegt er een waarschuwing aan toe: lange wachttijden kunnen betekenen dat iemand overbelast is, dus kijk eerst naar de werkdruk.

Wanneer regelt een cao de zaak al?

Als een cao de zaak voor je bedrijf al inhoudelijk regelt. Volgens artikel 27, lid 3, is instemming niet nodig als de zaak al inhoudelijk is geregeld in een cao of in een regeling van arbeidsvoorwaarden die een publiekrechtelijk orgaan heeft vastgesteld.

De wet geeft niet aan welke cao’s welke zaken regelen. Dat hangt af van de tekst van de cao die voor je bedrijf geldt en van de wijziging die je wilt doorvoeren.

Hoe verhouden de WOR, de AVG en de AI-verordening zich tot elkaar?

Het zijn aparte wetten die elk een andere vraag stellen. Een nieuwe wervingstool kan onder alle drie vallen, of onder geen van de drie.

Is volgens de AI-verordening instemming van de ondernemingsraad nodig?

Nee. De verordening voegt informatieplichten toe, geen instemmingsrecht.

Valt een wervingstool onder hoog risico? Niet automatisch. Bijlage III, punt 4, onder a, noemt AI-systemen die bedoeld zijn voor het werven of selecteren van personen, zoals het filteren van sollicitaties en het beoordelen van kandidaten. Punt 4, onder b, omvat ook systemen die taken toewijzen op basis van gedrag of persoonlijke eigenschappen, of werknemers monitoren en beoordelen. Die systemen gelden als AI-systemen met een hoog risico (artikel 6, lid 2), met één uitzondering. Een systeem uit de bijlage geldt niet als AI-systeem met een hoog risico als het geen significant risico op schade inhoudt, onder meer doordat het beslissingen niet wezenlijk beïnvloedt. Daarnaast moet het bedoeld zijn voor een beperkte procedurele taak, voor het verbeteren van het resultaat van een eerder voltooide menselijke activiteit, voor het opsporen van besluitvormingspatronen zonder de menselijke beoordeling te vervangen, of voor voorbereidend werk (artikel 6, lid 3). De uitzondering geldt nooit als het systeem mensen profileert. Een aanbieder die zich daarop beroept, moet zijn beoordeling eerst documenteren (artikel 6, lid 4). De Europese Commissie heeft op 19 mei 2026 ontwerprichtsnoeren over de classificatie gepubliceerd. Op 20 oktober 2026 zijn het nog steeds ontwerpen. Dit artikel classificeert geen enkel product, ook Radius niet.

Wanneer gelden de regels voor AI-systemen met een hoog risico? Vanaf 2 december 2027 voor systemen uit bijlage III, op grond van artikel 113 zoals gewijzigd bij de Digital Omnibus on AI (Verordening (EU) 2026/1744 van 8 juli 2026). Eén overgangsregel is van belang: een AI-systeem met een hoog risico dat vóór die datum al in de handel is gebracht of in gebruik is gesteld, valt alleen onder deze regels als het ontwerp daarna aanzienlijk wijzigt (artikel 111, lid 2). Systemen die door overheidsinstanties worden gebruikt, moeten uiterlijk op 2 augustus 2030 aan de regels voldoen.

Wat moet een werkgever dan doen? Voordat een werkgever een AI-systeem met een hoog risico op de werkplek in gebruik stelt of gebruikt, moet hij de werknemersvertegenwoordigers en de betrokken werknemers informeren (artikel 26, lid 7). Hij moet het menselijk toezicht opdragen aan mensen met de nodige bekwaamheid, opleiding en autoriteit (artikel 26, lid 2). Als het systeem beslissingen over mensen neemt of helpt nemen, moet hij die mensen laten weten dat het systeem wordt gebruikt (artikel 26, lid 11).

Wie zijn de “betrokken werknemers”? Artikel 26, lid 7, heeft het over werknemers die aan het systeem zullen worden onderworpen, niet over kandidaten. Externe kandidaten vallen onder de aparte plicht van artikel 26, lid 11. De verordening somt niet op welke medewerkers meetellen. Volgens onze interpretatie vallen medewerkers die de tool beoordeelt, zoals interne sollicitanten, eronder. Of ook recruiters die de tool alleen bedienen onder het begrip vallen, daar geeft de tekst geen uitsluitsel over. Ons advies is om hen ook te informeren.

Artikel 26, lid 7, bepaalt dat de informatie, indien van toepassing, wordt verstrekt in overeenstemming met de nationale regels en praktijk voor het informeren van werknemers. Volgens onze interpretatie staat deze plicht naast de vraag naar instemming op grond van de WOR en komt ze er niet voor in de plaats. Voor de bredere regels over werving, zie De AI Act bij werving en selectie. Voor de verdeling van rollen tussen technologie en mensen, zie AI in werving: wat technologie hoort te beoordelen en wat mensen moeten beslissen.

Wat betekent dit voor leveranciers, uitzendbureaus en werkgevers?

Ieder heeft een andere taak. Dit is onze interpretatie, geen juridische procedure.

Hoe betrek je de ondernemingsraad erbij?

Vroeg, en met de feiten, zoals het onderzoekspaper adviseert. Dit is een goede werkwijze, geen juridische procedure. Geef de OR, voordat er iets wordt gebouwd of gekocht, een beschrijving van:

Beoordeelt de tool kandidaten, vermeld dan ook wie de eindbeslissing neemt. Wij vinden dat een aangewezen persoon, en niet de tool, elke wervingsbeslissing moet nemen. Waarom, lees je in De tool mag nooit zelf nee zeggen.

Hoe Radius helpt

Radius Hire is een AI-wervingsplatform voor functies op de werkvloer, gebouwd in Amsterdam voor uitzendbureaus en werkgevers die werven voor de werkvloer. Het is gebouwd om sollicitanten te sourcen, te interviewen en te verifiëren, terwijl een mens elke wervingsbeslissing neemt. De AI Interviewer vertelt kandidaten dat ze met een AI-interviewer praten, en van elk gesprek blijven een opname, een transcriptie en een samenvatting bewaard die recruiters lezen. Match laat per eis zien wanneer de kandidaat daar antwoord op gaf. Radius wijst nooit zelfstandig een kandidaat af, en recruiters kunnen elke suggestie overrulen. Dat zijn feiten die je aan je ondernemingsraad kunt voorleggen wanneer je de vijf voorwaarden toetst.