Wil je zien hoe berichten, notities en het gesprek in één kandidaatdossier staan dat het hele team kan zien? Bekijk dan het Radius ATS.
Op deze pagina: Wat vertel je kandidaten tussen de wervingsstappen? · Wat voor bericht stuur je een kandidaat bij elke stap? · Hoe vaak stuur je een kandidaat een update? · Maakt het uit of je kandidaten op de hoogte houdt? · Welke fouten in de communicatie met kandidaten moet je vermijden? · Hoe ervaart een kandidaat vier dagen stilte? · Hoe Radius helpt · Veelgestelde vragen
Wat vertel je kandidaten tussen de wervingsstappen?
Drie dingen, elke keer:
- Wat er zojuist is gebeurd. “Het gesprek is goed gegaan.” “We hebben je documenten ontvangen.”
- Wie je dossier nu heeft. Een naam, geen afdeling.
- Wanneer je weer iets hoort. Een dag, geen “binnenkort”.
In het onderzoekspaper van Radius Hire uit 2026 over overdrachten bij werving voor de werkvloer is dit een van de zes regels voor betere overdrachten: vertel de kandidaat bij elke stap wat er is gebeurd, wie het dossier heeft en wanneer die weer iets hoort.
Wat voor bericht stuur je een kandidaat bij elke stap?
Hieronder staat voor elke stap van een plaatsing op de werkvloer via een uitzendbureau één bericht, inclusief het bericht voor een kandidaat die niet is geselecteerd. De namen, dagen en tijden zijn voorbeelden; gebruik je eigen.
| Stap | Voorbeeldbericht |
|---|---|
| Na het screeningsgesprek | “Bedankt voor je tijd vandaag. Ik heb je gegevens doorgestuurd naar de locatie voor een gesprek. Het tijdstip stuur ik je uiterlijk woensdag.” |
| Na het gesprek bij de opdrachtgever | “Het gesprek is goed gegaan. Je dossier ligt nu bij Anna, onze planner. Zij maakt op maandag de planning en belt je dan om je diensten en je startdatum af te spreken.” |
| Er ontbreekt iets | “Voor je contract hebben we nog je bankgegevens nodig. Kun je die uiterlijk vrijdag sturen? Tom kijkt elke werkdag ’s ochtends de documenten na.” |
| Wachten op goedkeuring | “Je dossier ligt bij de locatiemanager voor goedkeuring. Uiterlijk donderdag verwachten we een antwoord. Ik stuur je donderdag hoe dan ook een bericht.” |
| Contract verstuurd | “Je contract staat klaar om te ondertekenen. Daarin staan het adres van de locatie en je eerste dienst: maandag om 06:00. Vrijdag stuur ik je de gegevens voor je eerste werkdag.” |
| De dag vóór de eerste dienst | “Meld je morgen om 05:45 bij de beveiliging en vraag naar Sanne. Neem voor de controle bij de poort je originele paspoort of identiteitskaart mee (geen rijbewijs), en je veiligheidsschoenen. Verandert er iets? Bel me dan op dit nummer.” |
| Niet geselecteerd | “Het spijt me, maar de locatie heeft besloten niet verder te gaan met je sollicitatie voor deze functie. Bedankt voor je tijd en dat je voor het gesprek bent langsgekomen.” |
Illustratie gemaakt voor deze blog, geen klantgegevens.
De berichten over het contract en de eerste werkdag doen er meer toe dan je denkt. In het voorbeeld uit de whitepaper ging het contract de deur uit zonder locatieadres of starttijd, en moest de kandidaat bellen om te vragen waar ze heen moest. Op de eerste dag had de beveiliging geen lijst en wachtte ze bij de poort. Wat het uitzendbureau de dag ervoor naar de opdrachtgever stuurt, staat in de checklist voor de eerste werkdag van uitzendkrachten. Ook openheid over het werk zelf telt: vertel kandidaten dat ze om 05.30 uur beginnen voordat ze ja zeggen.
Die opmerking over het identiteitsbewijs staat er niet voor niets. Volgens de officiële informatie van de Rijksoverheid moet een bedrijf dat een uitzendkracht inleent, zelf het originele identiteitsbewijs van de uitzendkracht controleren voordat het werk begint, en geldt een rijbewijs voor deze controle niet. Welke controles eerder kunnen plaatsvinden, staat in Kandidaten voor de werkvloer verifiëren: wat mag je vóór het aanbod al controleren?
Hoe vaak stuur je een kandidaat een update?
Bij elke overdracht, en op elke dag waarop je hebt beloofd contact op te nemen. Of je nu een WhatsApp-bericht stuurt of een e-mail met een statusupdate over de sollicitatie: laat updates volgen op wat er gebeurt en op wat je hebt beloofd, niet op een vast schema. Twee momenten mis je makkelijk:
- Vóór het weekend. Eindigt een stap op vrijdag en gebeurt er tot maandag niets, zeg dat dan op vrijdag: wie het dossier heeft en op welke dag die persoon belt.
- Als het dossier bij iemand anders terechtkomt. Het bericht over wie het dossier nu heeft, sla je het makkelijkst over, want beide kanten gaan er al snel van uit dat de ander het heeft gestuurd.
Maakt het uit of je kandidaten op de hoogte houdt?
Voor het beeld dat kandidaten van je krijgen, wijst het onderzoek erop dat het verschil kan maken. Walker en collega’s (2013) stelden in drie studies vast dat kandidaten een organisatie aantrekkelijker vonden wanneer ze de contacten na hun sollicitatie als eerlijk ervoeren. Dat kwam deels doordat ze zich zekerder voelden over hoe ze behandeld zouden worden zodra ze er werkten. De studies maten hoe aantrekkelijk kandidaten de organisatie vonden, niet of ze afhaakten of in dienst bleven.
Kandidaten die via Radius solliciteren, vinden op de pagina Vragen van kandidaten antwoord op vragen als hoe ze weten waar ze staan.
Elke week één praktische mail. Radius Signal is een wekelijkse mail over werving op de werkvloer in Nederland, elke donderdag verstuurd: meld je aan voor Radius Signal.
Welke fouten in de communicatie met kandidaten moet je vermijden?
“Je hoort binnenkort van ons.” Oplossing: noem een dag. “Ik stuur je woensdagmiddag hoe dan ook een bericht” is een complete update.
Een team noemen in plaats van een persoon. Oplossing: noem de persoon die het dossier heeft en hoe die contact opneemt met de kandidaat.
Niets laten horen als er geen nieuws is. Oplossing: stuur de update toch. “Nog geen beslissing. De locatiemanager is woensdag terug. Ik stuur je woensdagmiddag hoe dan ook een bericht.” Heb je een dag beloofd en is er dan nog steeds niets te melden, stuur het bericht dan op die dag. Een belofte die je niet nakomt, maakt de volgende minder geloofwaardig.
Beloven wat iemand anders beslist. Een recruiter die zegt “je begint maandag” voordat de locatie akkoord is, belooft iets namens iemand anders. Oplossing: zeg wat je weet, wie de rest beslist en wanneer.
Twee afzenders, of niemand. Bij de overgang van uitzendbureau naar opdrachtgever gaat elke kant ervan uit dat de ander het bericht heeft gestuurd. Oplossing: de persoon die op dat moment eigenaar van de kandidaat is, stuurt het. De eerste regel in de whitepaper is dat er op elk moment één aangewezen eigenaar is (zie waarom kandidaten afhaken tussen de wervingsstappen): iemand die kan antwoorden op de vraag “Waar is deze kandidaat en wat gebeurt er nu?” Spreek vooraf met de opdrachtgever af wie de kandidaat wat vertelt.
Hoe ervaart een kandidaat vier dagen stilte?
Op donderdag gaat het gesprek van Marta bij het distributiecentrum goed. Ze krijgt te horen dat de planner contact met haar opneemt over de diensten.
Op vrijdag hoort ze niets. In het weekend kijkt ze vaker op haar telefoon dan ze wil toegeven. Heeft ze iets verkeerds gezegd? Op zondagavond begint ze naar andere vacatures te kijken.
Op maandagochtend belt de planner, klaar om haar diensten in te plannen. Er was niets misgegaan. De planner werkt op maandag haar lijst af. Dat had niemand tegen Marta gezegd.
Dit voorbeeld is samengesteld, geen gedocumenteerd geval.
Eén bericht op donderdag was genoeg geweest: “Je dossier ligt nu bij Anna, onze planner. Zij belt je maandag.”
Hoe Radius helpt
Radius Hire is een AI-wervingsplatform voor functies op de werkvloer, gebouwd in Amsterdam voor uitzendbureaus en werkgevers die werven voor de werkvloer. Het Radius ATS is gebouwd om WhatsApp- en e-mailconversaties, notities en het gesprek in één kandidaatdossier te bewaren, zodat wie op dat moment eigenaar van de kandidaat is, kan zien wat ze het laatst te horen heeft gekregen. Met de AI Interviewer krijgt elke sollicitant een gestructureerd spraakgesprek zodra die solliciteert, en hoort die dat het om een AI-interviewer gaat; een mens beslist wie er wordt aangenomen.