Dit artikel vat samen wat de Nederlandse regels en de officiële toelichting daarop in september 2026 zeggen. Het is algemene informatie, geen juridisch advies: overleg met je eigen jurist voordat je iets aan je wervingsproces verandert.
In veel wervingsprocessen voor de werkvloer gaat het aanbod eerst de deur uit en volgen de controles later. Vlak voor de eerste dienst controleert een ander team de identiteit en de certificaten, en of iemand in Nederland mag werken. Op het moment dat de beslissing valt, is er voor die eisen alleen het woord van de kandidaat.
Het ligt voor de hand om alles eerder te controleren. Maar de Nederlandse regels stellen grenzen aan wat een werkgever van sollicitanten mag verzamelen. En sommige controles zijn wettelijk gekoppeld aan het moment waarop iemand aan het werk gaat. De praktische vraag is dus: welke controles kun je naar voren halen en welke horen bij de indiensttreding?
Kort antwoord: In Nederland moet een werkgever, voordat iemand aan het werk gaat, de identiteit controleren aan de hand van een origineel identiteitsbewijs en nagaan of die persoon in Nederland mag werken. Ook moet de werkgever bij indiensttreding een kopie van het identiteitsbewijs maken en die in de loonadministratie bewaren. Tijdens de sollicitatie mag een werkgever volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) wel vragen om een origineel identiteitsbewijs te laten zien, maar niet om een kopie. Bij certificaten ligt het anders: voor het meeste materieel op de werkvloer eist de Nederlandse wet specifieke deskundigheid, geen bepaald certificaat. Relevante kwalificaties controleren hoort bij de beoordeling of iemand het werk kan doen. Een praktische volgorde: in een vroeg stadium neutraal vragen of iemand in Nederland mag werken, tijdens de selectie functierelevante certificaten controleren, het aanbod doen onder voorbehoud van de wettelijke controles en die controles vóór de eerste dienst afronden.
Belangrijkste punten
- Voordat iemand aan het werk gaat, moet je aan de hand van originele documenten controleren wie het is en of die in Nederland mag werken.
- De werkgever moet bij indiensttreding een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer maken en die in de loonadministratie bewaren.
- Volgens de uitleg van de AP mag een werkgever sollicitanten wel vragen om een origineel identiteitsbewijs te laten zien, maar niet om een kopie.
- Voor heftrucks en reachtrucks eist de Nederlandse wet specifieke deskundigheid, geen bepaald certificaat. Certificaten zijn wel het gangbare bewijs.
- Met een voorwaardelijk aanbod en controles die vóór de eerste dienst zijn afgerond, kun je het grootste deel van de kloof tussen beslissing en bewijs dichten. Leg die volgorde voor aan je jurist.
Op deze pagina: Waarom het uitmaakt wanneer je controleert · Wat de Nederlandse regels eisen · Wat er tijdens de sollicitatie al kan · Certificaten en kwalificaties · Een praktische volgorde · Uitzendbureaus · Privacy en proportionaliteit · Waar technologie in het proces past · Veelgestelde vragen
Waarom het uitmaakt wanneer je controleert
De whitepaper “Een nieuwe standaard voor werving en selectie op de werkvloer” beschrijft een veelvoorkomend patroon bij werving voor de werkvloer: een cv, een kort telefoongesprek, een aanbod en daarna de controles, door een ander team, in een ander systeem, vóór de eerste dienst. In het uitgewerkte voorbeeld van een magazijnmedewerker was er op het moment van de beslissing voor twee eisen alleen het woord van de kandidaat: het reachtruckcertificaat en het recht om in Nederland te werken.
Als een late controle negatief uitvalt, draait de operatie op voor de kosten: een plek die leeg blijft terwijl iedereen er in de planning op rekende, overuren en een nieuwe wervingsronde. Het doel is niet om meer te controleren, maar om op het juiste moment het juiste bewijs te hebben, binnen de regels.
Wat de Nederlandse regels eisen
Identiteit: controleer het origineel voordat het werk begint
FEIT. Volgens de Nederlandse Arbeidsinspectie mogen werkgevers alleen arbeidskrachten inzetten van wie ze de identiteit hebben vastgesteld en die in Nederland mogen werken. Aan die verificatieplicht moet zijn voldaan voordat iemand voor de werkgever mag werken. De plicht geldt voor iedereen die in het bedrijf werkt, dus ook voor buitenlandse arbeidskrachten, zelfstandigen, uitzendkrachten en personeel van andere bedrijven, zoals aannemers (Nederlandse Arbeidsinspectie, 2026).
Ondernemersplein, de informatiesite van de overheid voor ondernemers, voegt daaraan toe dat de identiteit gecontroleerd moet worden aan de hand van een origineel en geldig identiteitsbewijs. Een rijbewijs of een verklaring van de Belastingdienst telt hiervoor niet als identiteitsbewijs, en een kopie is niet genoeg.
Mag iemand in Nederland werken? Controleer het voordat het werk begint
FEIT. Wie de Nederlandse nationaliteit heeft of uit de EER of Zwitserland komt, mag in Nederland werken. Arbeidskrachten van buiten de EER en Zwitserland moeten kunnen aantonen dat ze hier mogen werken. De Arbeidsinspectie waarschuwt ook dat een burgerservicenummer (BSN) niet automatisch betekent dat iemand in Nederland mag werken (Nederlandse Arbeidsinspectie, 2026).
De kopie: die maak je bij indiensttreding
FEIT. Werkgevers moeten een kopie van de identiteitsbewijzen van hun werknemers in de loonadministratie bewaren. De AP legt uit dat die verplichting voortkomt uit artikel 28 van de Wet op de loonbelasting 1964 en dat de kopie wordt gemaakt op het moment dat de werknemer in dienst treedt. Volgens de Belastingdienst moet de kopie minstens vijf kalenderjaren na het einde van het dienstverband bewaard blijven (Autoriteit Persoonsgegevens, 2026; Belastingdienst).
Wat er gebeurt als het misgaat
FEIT. Kan een werkgever de identiteit van een werknemer niet of niet op tijd vaststellen, dan moet hij voor de loonheffingen het anoniementarief toepassen en 52 procent van het loon inhouden voor loonbelasting en premie volksverzekeringen (Business.gov.nl).
Wat er tijdens de sollicitatie al kan
FEIT. Volgens de uitleg van de AP over sollicitaties mag een werkgever een sollicitant niet om een kopie van het identiteitsbewijs vragen, omdat daarop gegevens staan die tijdens de sollicitatieprocedure niet noodzakelijk zijn, zoals de pasfoto en de nationaliteit. De werkgever mag tijdens de procedure wel de identiteit controleren, door de sollicitant te vragen het originele identiteitsbewijs te laten zien. Treedt de sollicitant in dienst, dan mag én moet de werkgever een kopie hebben. Volgens dezelfde uitleg mag een werkgever het BSN van een sollicitant alleen in één specifieke situatie vragen, in verband met de Wet banenafspraak. In alle andere gevallen mag dat pas als iemand in dienst treedt.
INTERPRETATIE. In de praktijk betekent dit:
- Kopieën, scans of foto’s van identiteitsbewijzen van sollicitanten verzamelen is niet de oplossing, ook niet als een tool het makkelijk maakt.
- Alle sollicitanten dezelfde neutrale vraag stellen, namelijk of ze in Nederland mogen werken, is een manier om evidente problemen al vroeg boven water te krijgen, zonder documenten of gegevens over nationaliteit te verzamelen. Stel die vraag aan iedereen, op dezelfde manier.
- De formele documentcontrole en de kopie horen thuis tussen het aannemen en de eerste dienst.
Certificaten en kwalificaties
Bij de meeste wervingsbeslissingen voor de werkvloer kunnen juist certificaten al eerder in het proces bewijs leveren, omdat ze gaan over de vraag of iemand het werk kan doen.
FEIT. Het Arboportaal legt uit dat mobiele arbeidsmiddelen, zoals een heftruck, meestal om specifieke deskundigheid van de werknemer vragen (Arbobesluit, artikel 7.17c). Voor het bedienen van bepaalde arbeidsmiddelen, zoals mobiele kranen en torenkranen van 10 tonmeter of meer, is een deskundigheidsbewijs wettelijk verplicht (Arbobesluit, artikel 7.32).
INTERPRETATIE. Voor heftrucks en reachtrucks eist de wet dus dat de werkgever ervoor zorgt dat de werknemer deskundig is, niet dat die werknemer één bepaald certificaat heeft. Bronnen uit de branche, zoals evofenedex, zeggen hetzelfde. In de praktijk vragen veel werkgevers om een certificaat, omdat dat het gangbaarste bewijs van die deskundigheid is.
Dat heeft twee gevolgen voor de werving:
- Een certificaat is bewijs, niet de eis zelf. Wat je eigenlijk moet weten, is of iemand het materieel op je eigen locatie veilig kan bedienen.
- Tijdens de selectie een certificaat controleren dat de functie vraagt, is functierelevant. Biedt de uitgevende instantie de mogelijkheid om certificaten te verifiëren, dan gaat de eis van Opgegeven (alleen het woord van de kandidaat) naar Geverifieerd zodra het certificaat vóór de beslissing is bevestigd. Biedt de instantie die niet, dan kan een praktijktoets onder toezicht, waar dat veilig kan en proportioneel is, de bekwaamheid direct aantonen.
Een praktische volgorde
INTERPRETATIE. Op basis van de regels hierboven kan een werkbare volgorde er zo uitzien. Dit is onze lezing van de regels, geen juridisch advies. Laat je jurist toetsen of die volgorde in je eigen situatie klopt.
| Fase | Wat al kan | Wat nog niet kan |
|---|---|---|
| Sollicitatie en screening | Stel alle kandidaten dezelfde neutrale vraag, namelijk of ze in Nederland mogen werken. Vraag naar relevante certificaten en ervaring. | Kopieën, scans of foto’s van identiteitsbewijzen verzamelen. Om het BSN vragen (behalve bij de Wet banenafspraak). Naar de gezondheid vragen. |
| Selectie | Controleer functierelevante certificaten als die te verifiëren zijn. Laat de bekwaamheid aantonen als dat veilig kan en proportioneel is. Moet je de identiteit al controleren, bekijk dan het originele identiteitsbewijs zonder er een kopie van te maken. | Meer gegevens bewaren dan voor de functie nodig is. |
| Voorwaardelijk aanbod | Doe het aanbod onder voorbehoud van de wettelijk verplichte controles. | Het aanbod als definitief beschouwen voordat gecontroleerd is wie iemand is en of die in Nederland mag werken. |
| Vóór de eerste dienst | Controleer het originele identiteitsbewijs en of iemand in Nederland mag werken, maak de kopie en bewaar die in de loonadministratie, en leg het BSN vast. | Iemand laten beginnen voordat aan de verificatieplicht is voldaan. |
INTERPRETATIE. Het voorwaardelijke aanbod is de belangrijkste stap. Daarmee kun je snel beslissen op basis van het bewijs dat je tijdens de selectie rechtmatig kunt verzamelen, en zorg je er tegelijk voor dat de wettelijk verplichte controles gedaan zijn voordat iemand begint. Het betekent ook dat een controle die negatief uitvalt, leidt tot een ingetrokken voorwaardelijk aanbod en niet tot een lege plek op de eerste werkdag.
Uitzendbureaus
Bij uitzendkrachten is het uitzendbureau meestal de werkgever en heeft het de verplichtingen rond de loonadministratie, waaronder de kopie van het identiteitsbewijs.
FEIT. Volgens de Arbeidsinspectie moet ook het bedrijf waar uitzendkrachten daadwerkelijk werken hun identiteit controleren voordat ze beginnen. Ondernemersplein legt uit dat een bedrijf dat als inlener of aannemer personeel inhuurt, geen kopie van het identiteitsbewijs mag bewaren, omdat het niet de werkgever is. Het bedrijf moet het identiteitsbewijs wel controleren en de persoonsgegevens in de administratie overnemen. Komen de arbeidskrachten van buiten de EER en Zwitserland, dan moet het bedrijf vijf jaar lang een kopie bewaren en controleren of ze in Nederland mogen werken.
AANBEVELING. Uitzendbureaus en hun opdrachtgevers spreken het best schriftelijk af:
- wie de identiteit controleert en nagaat of de kandidaat in Nederland mag werken, en wanneer
- welke controles er plaatsvinden voordat het uitzendbureau een kandidaat voorstelt, en welke vóór de eerste dienst
- welk bewijs met de shortlist meegaat (bijvoorbeeld “certificaat geverifieerd”), zonder documenten of gegevens te delen die de opdrachtgever niet nodig heeft
- hoe gegevens van kandidaten in lijn met de AVG worden gedeeld en verwijderd
Privacy en proportionaliteit
Het AVG-beginsel van dataminimalisatie geldt in elke fase: verzamel alleen wat de functie vraagt, op het moment dat je het nodig hebt.
FEIT. De AP merkt ook op dat het gebruikelijk is dat een werkgever de gegevens van een sollicitant die de functie niet heeft gekregen, uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijdert, tenzij de sollicitant toestemming geeft voor een langere termijn. Daarvoor is maximaal een jaar redelijk. Ook mag een werkgever sollicitanten niet vragen naar hun gezondheid of naar ziekteverzuim in het verleden.
INTERPRETATIE. Voor functies op de werkvloer is dat laatste punt belangrijk. Je kunt de fysieke belasting van de functie eerlijk beschrijven en vragen naar de ervaring van de kandidaat met vergelijkbaar werk. Naar iemands gezondheid vraag je niet.
Waar technologie in het proces past
Technologie kan helpen door certificaatcontroles naar voren te halen, vast te leggen wat er is geverifieerd en wanneer, en de uitkomst te tonen naast het overige bewijs per eis. Ze kan niets veranderen aan wat de wet in elke fase toestaat, en een mens hoort elke controle te beoordelen en de beslissing te nemen.
Radius Passport is ontworpen om bij de bron de identiteit te controleren en na te gaan of iemand in Nederland mag werken, en om de gegevens van een certificaat rechtstreeks van het document af te lezen. Pas als iemand uit het team van de werkgever een controle heeft beoordeeld, telt die mee. Hoe en wanneer zulke controles in een wervingsproces plaatsvinden, hoort aan te sluiten bij de regels hierboven.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet een Nederlandse werkgever de identiteit van een nieuwe medewerker controleren?
Voordat iemand aan het werk gaat, aan de hand van een origineel en geldig identiteitsbewijs. Een kopie ervan moet daarna in de loonadministratie worden bewaard.
Mag een werkgever een sollicitant om een kopie van het identiteitsbewijs vragen?
Volgens de uitleg van de AP niet. Een werkgever mag tijdens de sollicitatie vragen om het originele identiteitsbewijs te laten zien, maar pas om een kopie als de sollicitant in dienst treedt.
Wie mag er zonder werkvergunning in Nederland werken?
Nederlanders en mensen uit de EER en Zwitserland. Anderen moeten kunnen aantonen dat ze in Nederland mogen werken. Een BSN alleen is daarvoor geen bewijs.
Is een heftruckcertificaat in Nederland wettelijk verplicht?
Strikt genomen niet. De wet eist dat de werknemer specifieke deskundigheid heeft om het materieel te bedienen. Een certificaat is de gangbaarste manier om dat aan te tonen, en veel werkgevers stellen het als eis.
Wat gebeurt er als een werkgever de identiteit van een werknemer niet kan vaststellen?
Dan moet de werkgever voor de loonheffingen het anoniementarief toepassen en 52 procent van het loon inhouden.
Kun je al vóór het aanbod controles doen?
Sommige wel. Certificaten controleren en neutraal vragen of iemand in Nederland mag werken: dat kan al tijdens de selectie. Formeel controleren wie iemand is en of die in Nederland mag werken, en de kopie maken: dat hoort thuis tussen het aannemen en de eerste dienst. Een voorwaardelijk aanbod slaat de brug tussen die twee.
Bronnen
- Nederlandse Arbeidsinspectie. Stappenplan verificatieplicht (bijgewerkt in mei 2026) en Identiteitscontrole. Arbeidsinspectie
- Ondernemersplein. Identiteitsbewijs controleren en bewaren. Ondernemersplein
- Belastingdienst. Establish the identity of your employee; Make a copy of the ID. Belastingdienst
- Autoriteit Persoonsgegevens. Identiteitsbewijs bij werk of uitkering (juli 2026). AP
- Autoriteit Persoonsgegevens. Sollicitaties. AP. De uitleg over kopieën van het identiteitsbewijs van sollicitanten citeren we via een overgenomen versie van de AP-pagina; toets die aan de actuele pagina.
- Arboportaal. Gebruik van arbeidsmiddelen (Arbobesluit, artikelen 7.17c en 7.32). Arboportaal
- evofenedex. Is een heftruckcertificaat verplicht? evofenedex
- Radius Hire (2026). Een nieuwe standaard voor werving en selectie op de werkvloer. Paragrafen 1.3, 2.5 en 4.4.