Op deze pagina: Belangrijkste punten · Hoe controleer je een VCA-diploma en een Nederlands diploma, stap voor stap? · Welk register hoort bij welk document? · Waarom is een kopie van een VCA-diploma niet genoeg? · Wat doe je als een diploma niet in het register staat? · Welke fouten moet je als recruiter vermijden? · Hoe ziet dit eruit bij een plaatsing via een uitzendbureau? · Wat zegt een registercontrole niet? · Hoe Radius helpt · Conclusie · Veelgestelde vragen
Belangrijkste punten
- Een VCA-diploma controleer je in het openbare register van SSVV. Een Nederlands diploma controleer je met het uittreksel dat de kandidaat bij DUO downloadt.
- Buitenlandse en oudere kwalificaties en veel brancheopleidingen staan in geen van beide registers. Een ontbrekende vermelding is een vraag, geen mislukte controle.
- Leg vast wie heeft gecontroleerd, waar, wanneer, wat het resultaat was en wat de vervaldatum is, en bewaar het resultaat in plaats van kopieën.
Hoe controleer je een VCA-diploma en een Nederlands diploma, stap voor stap?
Voer vier controles uit, in deze volgorde, vóór de eerste dienst van de persoon.
Stap 1. Controleer het VCA-diploma in het Centraal Diploma Register
SSVV, de stichting die eigenaar is van het VCA-examenstelsel (Nederlandse Arbeidsinspectie, 2024), heeft op cdr.ssvv.nl een openbaar Centraal Diploma Register (CDR) waarin je zonder inlog kunt zoeken. Je hebt het diplomanummer nodig, of minimaal drie aaneengesloten letters van de achternaam van de houder plus de geboortedatum (SSVV CDR). Vul de achternaam in zonder voorvoegsels als “van” of “de”, zoals het zoekformulier vraagt.
Het resultaat laat zien of de persoon een geldig diploma heeft en wanneer dat verloopt. Het register bevat B-VCA, VOL-VCA en VIL-VCU, plus SOG-petrochemie-, SVWOH- en NOGEPA-diploma’s, en je kunt een optie aanvinken om het Belgische register mee te nemen. Buitenlandse diploma’s en diploma’s die SSVV als gelijkwaardig accepteert, staan er niet in (SSVV CDR).
Een pasje vervangt het opzoeken niet: examencentra mogen er een uitgeven maar zijn daartoe niet verplicht (SSVV, veelgestelde vragen). Het “VCA-certificaat” van een bedrijf is iets anders. Dat controleer je in het aparte register voor bedrijfscertificaten van SSVV, het CCR (SSVV), en het zegt niets over een individuele medewerker.
Stap 2. Controleer een Nederlands diploma met het DUO-uittreksel van de kandidaat
Alleen de diplomahouder, erkende onderwijsinstellingen en enkele overheidsinstanties kunnen inloggen op Mijn diploma’s van DUO, dus werkgevers kunnen daar niet in zoeken (DUO). De kandidaat doet het ene deel en jij het andere:
- De kandidaat logt via Mijn DUO in op Mijn diploma’s en downloadt een gratis digitaal uittreksel, altijd een pdf met een echtheidskenmerk (DUO).
- De kandidaat stuurt je het pdf-bestand zelf. Een screenshot, afdruk of foto komt niet door de controle.
- Jij uploadt het in de online diplomacontrole die DUO in september 2025 voor werkgevers lanceerde (DUO, 5 september 2025). DUO controleert het bestandstype en het echtheidskenmerk, verwerkt geen persoonsgegevens en slaat het bestand niet op (DUO).
- Is het resultaat negatief, accepteer het document dan niet. Vraag om een recent gedownload pdf-bestand en neem contact op met DUO als je fraude vermoedt (DUO).
Vergelijk daarna de naam en de geboortedatum op het uittreksel met het identiteitsbewijs dat je apart hebt gecontroleerd.
Stap 3. Leid buitenlandse kwalificaties langs een aparte route
Vraag eerst of de functie de kwalificatie echt nodig heeft. Is dat zo, vraag dan om het originele diploma en de cijferlijst, en vraag of de kandidaat al een Nederlandse diplomawaardering heeft van IDW, de gezamenlijke dienst voor diplomawaardering van SBB en Nuffic (IDW).
Een werkgever kan namens de kandidaat een aanvraag indienen, met diens toestemming. Een diplomawaardering kost € 148,83, is een advies waaraan je geen rechten kunt ontlenen en omvat alleen nationaal erkende diploma’s en certificaten van opleidingen van minimaal 1.000 uur, geen korte cursussen of werkervaring (IDW, To work; IDW). Op 21 oktober 2026 meldde IDW dat een eerste controle ongeveer zes werkweken duurt. De waardering zelf kost daarna nog ongeveer acht werkweken (IDW), dus beslis er vroeg over.
Een buitenlands diploma, via IDW
Vraag bij buitenlandse veiligheidscertificaten aan de opdrachtgever of de locatie wat ze accepteren (zie ook de veelgestelde vraag hieronder over buitenlandse VCA-diploma’s).
Stap 4. Leg vast wie heeft gecontroleerd, hoe en wanneer
Schrijf op wie heeft gecontroleerd, welk register of welke route, de datum, het resultaat en de vervaldatum. Zo’n vastlegging laat een collega, opdrachtgever of auditor zien dat de controle is gedaan en wanneer die opnieuw moet. Bewaar het resultaat en geen extra kopieën: de AVG schrijft voor dat persoonsgegevens beperkt blijven tot wat noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt (AVG, artikel 5, lid 1, onder c).
Gebruikt de werkgever Radius Passport, dan worden certificaten met hun vervaldatums vastgelegd op het profiel van de kandidaat. Bekijk hoe Radius Passport certificaten vastlegt.
Welk register hoort bij welk document?
Elk document heeft een eigen uitgever en elk register heeft hiaten.
| Document | Waar controleer je het | Wat heb je nodig | Wat de controle laat zien | Niet gedekt |
|---|---|---|---|---|
| VCA-diploma (B-VCA, VOL-VCA, VIL-VCU) | Centraal Diploma Register van SSVV | Diplomanummer, of letters van de achternaam plus geboortedatum | Geldig of niet, en de vervaldatum | Buitenlandse en gelijkwaardige diploma’s |
| Nederlands diploma van het voortgezet onderwijs, mbo, hbo of de universiteit | Online diplomacontrole van DUO | Het digitale uittreksel als pdf | Of het uittreksel echt is | Diploma’s van vóór de startjaren van DUO, brancheopleidingen, buitenlandse diploma’s |
| Buitenlands diploma | Diplomawaardering van IDW | Origineel diploma, cijferlijst, toestemming als je zelf de aanvraag indient | Het vergelijkbare Nederlandse niveau, als advies | Korte cursussen, werkervaring |
| Buitenlands veiligheidscertificaat | De regels van de opdrachtgever of de locatie; de voorwaarden van SSVV voor gelijkwaardigheid | Het originele certificaat | Hangt af van het schema waaronder het is afgegeven | Niet in het Nederlandse CDR |
De dekking van DUO begint in verschillende jaren. Bij bekostigde instellingen: diploma’s van het voortgezet onderwijs vanaf 2006, mbo vanaf 2007, hbo en universiteit vanaf 1996. Bij particuliere instellingen: voortgezet onderwijs en mbo vanaf 2012, hbo en universiteit vanaf 2018. Het kan twee tot acht weken duren voordat een nieuw diploma verschijnt (DUO). Een ouder diploma kan volkomen geldig zijn; je kunt het alleen niet op deze manier controleren.
De dekking van DUO begint in verschillende jaren
Een ouder diploma kan volkomen geldig zijn; je kunt het alleen niet op deze manier controleren.
Waarom is een kopie van een VCA-diploma niet genoeg?
Een kopie laat zien wat een document zegt, niet of het geldig is.
In april 2024 hield de Nederlandse Arbeidsinspectie een examinator aan op verdenking van fraude met VCA-examens. SSVV verklaarde in die zaak 1.300 VCA-diploma’s ongeldig, en de Arbeidsinspectie wees werkgevers op het openbare register om te zien welke diploma’s ongeldig zijn verklaard (Nederlandse Arbeidsinspectie, 5 april 2024). Een fotokopie van zo’n diploma ziet er hetzelfde uit als voorheen. Alleen het register laat de verandering zien.
In november 2024 hield de Arbeidsinspectie een examinator en een opleider aan in een tweede onderzoek, dat meer dan 4.000 examens betreft. SSVV begon na te gaan welke diploma’s niet rechtmatig waren afgegeven (Nederlandse Arbeidsinspectie, 26 november 2024). Het gaat om een onderzoek, niet om een veroordeling, en per 21 oktober 2026 vonden we geen gepubliceerde uitkomst.
Waarom een kopie niet genoeg is
Meer over het moment waarop je controleert, en over controles op identiteit en het recht om hier te werken, lees je in Waarom controleren we certificaten pas als we al ja hebben gezegd? en in controles op identiteit, het recht om hier te werken en certificaten vóór het aanbod.
Wat doe je als een diploma niet in het register staat?
Vraag eerst waarom voordat je beslist: een ontbrekende vermelding is geen mislukte controle.
Een echte kwalificatie kan om gewone redenen ontbreken: een voorvoegsel in de achternaam, een naamswijziging of een typefout in de datum, waarvoor het CDR een zoekopdracht op een alternatieve geboortedatum biedt (SSVV CDR); een Belgisch diploma; een buitenlands diploma of een geaccepteerd gelijkwaardig diploma; een Nederlands diploma van vóór de startjaren van DUO of uit een brancheopleiding; of een recent examen.
Zoek dus opnieuw samen met de kandidaat, vraag om het origineel en leg vast dat je het hebt gezien, niet dat het is bevestigd, of volg de buitenlandse route. Heeft de functie echt een geldig VCA-diploma nodig en heeft de kandidaat dat niet, dan moet de kandidaat een nieuw examen doen, dezelfde route die SSVV noemt voor een verlopen diploma (SSVV, veelgestelde vragen). Geen van deze stappen begint met een afwijzing.
Welke fouten moet je als recruiter vermijden?
De meeste fouten gaan over het moment, het bewijs en de omvang van wat je vraagt.
- Controleren op de ochtend van de eerste dienst, wanneer een mislukte controle een lege plek oplevert.
- Een pasje, screenshot of uitgeprint uittreksel accepteren als controle.
- Vragen naar kwalificaties die de functie niet nodig heeft, wat het aannemen vertraagt en geschikte mensen kan uitsluiten.
Hoe ziet dit eruit bij een plaatsing via een uitzendbureau?
Drie kandidaten volgen drie verschillende routes, met één vastlegging per controle.
Voorbeeld ter illustratie. Een uitzendbureau vervult drie functies voor reachtruckchauffeur bij een logistieke opdrachtgever die op zijn locatie B-VCA eist.
- Kandidaat A geeft een diplomanummer. Het CDR toont een geldig B-VCA-diploma dat in 2029 verloopt, en de recruiter legt dat vast.
- Kandidaat B heeft een buitenlands veiligheidscertificaat dat niet in het CDR staat. De opdrachtgever accepteert het niet, dus het uitzendbureau boekt vóór de startdatum een B-VCA-examen in plaats van de kandidaat af te wijzen.
- Kandidaat C noemt een mbo-diploma logistiek. De opdrachtgever eist dat niet, dus niemand vraagt om een DUO-uittreksel.
De opdrachtgever krijgt voor iedere persoon dezelfde korte vastlegging: wat is gecontroleerd, waar, wanneer en door wie.
Wat zegt een registercontrole niet?
Een registercontrole bevestigt een document, niet de persoon of diens vaardigheid.
Een geldig VCA-diploma laat zien dat iemand een basisexamen over veiligheid heeft gehaald, niet hoe veilig die persoon op je locatie werkt. Opzoeken in het register bewijst niet dat de persoon die voor je staat de houder is. Een reachtruckcertificaat en de ervaring daarachter zijn aparte vragen (Drie jaar op de reachtruck zegt minder dan je denkt). En zoals de zaken uit 2024 laten zien, kunnen vermeldingen veranderen: controleer dus zo dicht mogelijk bij de startdatum, maar wel ervoor.
Hoe Radius helpt
Radius Hire is het AI-wervingsplatform voor functies op de werkvloer, gebouwd voor uitzendbureaus en werkgevers die werven voor de werkvloer. Gebruikt de werkgever Radius Passport, dan worden certificaten zoals VCA met hun vervaldatums uit het document uitgelezen en wordt alles wat ontbreekt of is verlopen als open punt getoond, zodat een recruiter weet wat er vóór de eerste dienst nog bevestigd moet worden. Het uitlezen van een document vervangt de registercontrole niet. Radius wijst nooit zelfstandig een kandidaat af; een recruiter bekijkt het bewijs en neemt elke wervingsbeslissing. Bekijk hoe dit werkt in de logistiek en voor uitzendbureaus.
Conclusie
Controleer vóór de eerste dienst elk document bij de instantie die het heeft afgegeven, leg vast wat je hebt gevonden en vraag door voordat je beslist als er iets ontbreekt. Een buitenlandse diplomawaardering duurt maanden, dus bepaal vroeg of de functie er een nodig heeft.