Op deze pagina: Belangrijkste punten · Wat is de tijd tot eerste contact bij werving? · Waarom is de tijd tot eerste contact belangrijk voor uitval? · Hoe meet je de tijd tot eerste contact? · Hoe toets je of de tijd tot eerste contact in je eigen funnel uitval voorspelt? · Wat doen uitzendbureaus en werkgevers met personeel op de werkvloer het best met dit cijfer? · Hoe Radius helpt · Veelgestelde vragen
Belangrijkste punten
- Start de klok bij de sollicitatie en stop hem bij het eerste contact waarin de kandidaat vragen kan stellen en beantwoorden.
- Rapporteer de mediaan, het aandeel sollicitanten met contact binnen je streeftijd en het aantal dat nooit contact heeft gehad. Een gemiddelde verbergt de uitschieters die heel lang wachten.
- Studies onder studenten en ervaren kandidaten brengen vertraging in de werving in verband met een slechtere indruk en minder geaccepteerde aanbiedingen. We vonden geen onafhankelijke benchmark voor de werkvloer, dus je eigen nulmeting is de benchmark.
Wat is de tijd tot eerste contact bij werving?
Het is de wachttijd tussen solliciteren en het eerste echte gesprek.
Begint de klok in je funnelrapportage pas te lopen bij het screeningsgesprek of het sollicitatiegesprek, dan komt die eerste wachttijd nooit in beeld. Onze visie: stop de klok bij het eerste gesprek waarin de kandidaat vragen over de functie kan stellen en beantwoorden, want dat is het eerste moment waarop de kandidaat wordt gehoord.
| Telt als eerste contact | Telt niet |
|---|---|
| Een telefoongesprek waarbij je de kandidaat bereikt | Een automatisch bericht “we hebben je sollicitatie ontvangen” |
| Een gestructureerd interview dat de kandidaat afrondt | Een belpoging die op de voicemail uitkomt |
| Een berichtenwisseling waarin de kandidaat antwoordt over de functie | Een nieuwsbrief of een vacaturemelding |
| Een gesprek op de locatie of de vestiging | Een statuswijziging in je systeem die de kandidaat nooit ziet |
Een geautomatiseerd gesprek telt als eerste gesprek. Houd het eerste contact met een recruiter bij als tweede cijfer.
Waarom is de tijd tot eerste contact belangrijk voor uitval?
Omdat het wachten het eerste is wat een kandidaat van je merkt.
Rynes, Bretz en Gerhart interviewden studenten meerdere keren tijdens hun zoektocht naar werk en lieten hen hun keuzes in hun eigen woorden uitleggen. De studenten zagen vertraging in de werving als een signaal over de organisatie als geheel, en vertraging had sterk negatieve effecten, vooral bij mannelijke studenten met hogere cijfers en meer succes bij het zoeken naar werk (Personnel Psychology, 1991). Als interviewstudie laat het onderzoek zien hoe vertraging werd opgevat, niet hoeveel kandidaten die vertraging kostte.
Een later archiefonderzoek bij één groot bedrijf omvatte 3.012 kandidaten: 906 studenten en 2.106 mensen met werkervaring. Beide groepen accepteerden vaker een aanbod dat sneller na het sollicitatiegesprek kwam, en mensen die na een sneller aanbod waren aangenomen, verschilden later niet in prestatiebeoordelingen of verloop (Becker, Connolly en Slaughter, Personnel Psychology, 2010).
Twee kanttekeningen. Geen van beide studies keek naar sollicitanten voor de werkvloer, en geen van beide mat het eerste contact: de ene onderzocht hoe vertraging werd opgevat, de andere de tijd van sollicitatiegesprek tot aanbod. Ze geven een reden om te meten, geen streefwaarde om over te nemen. De cijfers over reactietijden die we vonden, kwamen van softwareleveranciers, zonder een methode die je kunt controleren, dus die herhalen we niet.
Hoe meet je de tijd tot eerste contact?
Noteer per sollicitant twee tijdstippen en houd iedereen in de telling.
- Exporteer een periode. Neem alle sollicitanten voor één functie of vestiging over de afgelopen vier tot acht weken, met de datum en het tijdstip van hun sollicitatie.
- Voeg het eerste contact toe. Noteer per sollicitant de datum en het tijdstip van het eerste contact dat telt, en het soort contact (telefoongesprek, interview, antwoord op een bericht).
- Bereken de uren. Gebruik kalenderuren; werkuren kun je er als tweede weergave naast zetten.
- Vergeet wie nooit contact had niet. Tel ze mee in het totaal: laat je ze weg, dan ziet je cijfer er mooier uit dan het is.
- Rapporteer drie cijfers. De mediane wachttijd in uren, het aandeel van alle sollicitanten met contact binnen je streeftijd en het aantal dat nooit contact heeft gehad.
- Splits het resultaat uit. Doe dat per dag en uur van de sollicitatie, per bron, functie, vestiging of opdrachtgever, en per recruiter.
Registratieblad
| Sollicitant | Gesolliciteerd (datum, tijd) | Bron | Eerste contact (datum, tijd) | Soort contact | Wachttijd (uren) | Op gesprek geweest | Aan eerste dienst begonnen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A001 | ma 21:40 | Vacaturesite | di 09:15 | Telefoon | 11,6 | Ja | Ja |
| A002 | vr 18:05 | Aanbeveling | ma 10:30 | Telefoon | 64,4 | Nee | Nee |
Voorbeeld ter illustratie. Tien mensen solliciteren op een functie als orderpicker. Negen van hen krijgen contact na 2, 3, 5, 6, 18, 20, 26, 41 en 64 uur, en één krijgt nooit contact. De mediaan van die negen is 18 uur, en dat ziet er prima uit. Maar slechts 6 van de 10 sollicitanten kregen binnen 24 uur contact, drie wachtten langer dan een dag en één hoorde helemaal niets. Kijk je alleen naar de mediaan, dan zie je die vier allemaal over het hoofd.
Tien sollicitanten voor een functie als orderpicker, in drie cijfers
Negen kregen contact na 2, 3, 5, 6, 18, 20, 26, 41 en 64 uur; één kreeg nooit contact
Vaak is de tijd van recruiters de beperkende factor (Werven voor de werkvloer heeft geen kennisprobleem. Wel een capaciteitsprobleem.). Eén manier om het eerste contact los te maken van de vraag of er een recruiter vrij is, is een gesprek dat de kandidaat meteen kan voeren: bekijk hoe de AI Interviewer werkt.
Hoe toets je of de tijd tot eerste contact in je eigen funnel uitval voorspelt?
Deel sollicitanten in naar hoe lang ze wachtten en vergelijk wat er daarna gebeurde.
Kies groepen die passen bij je aantallen, bijvoorbeeld minder dan 4 uur, 4 tot 24 uur, 24 tot 72 uur, meer dan 72 uur, en nooit contact. Tel per groep hoeveel mensen op gesprek kwamen en hoeveel er aan een eerste dienst begonnen.
Voorbeeld ter illustratie: verzonnen cijfers om te laten zien hoe je de tabel leest, geen benchmark
| Wachttijd tot eerste contact | Sollicitanten | Op gesprek geweest | Aan eerste dienst begonnen |
|---|---|---|---|
| Minder dan 4 uur | 120 | 84 (70%) | 30 (25%) |
| 4 tot 24 uur | 90 | 54 (60%) | 18 (20%) |
| 24 tot 72 uur | 60 | 27 (45%) | 9 (15%) |
| Meer dan 72 uur | 30 | 9 (30%) | 3 (10%) |
| Nooit contact | 20 | 0 | 0 |
Dalen je percentages naarmate de wachttijd toeneemt, dan is de tijd tot eerste contact een bruikbaar vroeg waarschuwingssignaal in je funnel. Houd daarbij drie kanttekeningen in gedachten.
- Wie het eerst wordt gebeld. Recruiters bellen misschien de sollicitanten die op papier het sterkst lijken het eerst, waardoor snel contact er beter uit kan zien vanwege wie er werd gebeld. Vergelijk binnen één functie en één bron.
- Kleine groepen. In een groep van 30 sollicitanten verschuift één persoon het percentage met ongeveer 3 procentpunt.
- Wanneer mensen solliciteerden. Wie ’s avonds of in het weekend solliciteert, kan verschillen van wie dat doordeweeks doet. Bekijk beide groepen apart.
De zuiverste test is iets veranderen: verkort de tijd tot eerste contact bij één vestiging, laat de rest zoals het is, en vergelijk de vier tot acht weken daarna.
Wat doen uitzendbureaus en werkgevers met personeel op de werkvloer het best met dit cijfer?
Rapporteer het wekelijks, naast de wachttijd bij elke volgende stap.
Uitzendbureaus kunnen het per opdrachtgever en vestiging rapporteren, want een trage vestiging verliest kandidaten die een opdrachtgever nooit te zien krijgt. Werkgevers kunnen locaties op dezelfde manier vergelijken. Stel je streeftijd vast op basis van je eigen nulmeting en pak eerst de traagste 10 procent en de sollicitanten zonder contact aan. Een snel eerste contact helpt niet als de volgende wachttijd lang is (Je werft niet te snel. Je bewijs komt te laat).
Hoe Radius helpt
Radius Hire is het AI-wervingsplatform voor functies op de werkvloer. De AI Interviewer is gebouwd om elke sollicitant een kort, gestructureerd spraakgesprek aan te bieden dat de sollicitant op de telefoon kan voeren wanneer het uitkomt, ook ’s avonds en in het weekend, in de taal die voor de functie is ingesteld. Zo hoeft het eerste gesprek niet te wachten tot er een recruiter vrij is.
- Radius wijst nooit zelfstandig een kandidaat af. Een recruiter bekijkt het bewijs, kan alles wat Radius laat zien terzijde leggen en neemt elke wervingsbeslissing (Match).
- Elk gesprek kan worden bewaard als opname, transcriptie en samenvatting. Radius is gebouwd om naast je bestaande ATS te draaien, of je gebruikt het Radius ATS.
- Radius is gebouwd voor uitzendbureaus die werven voor meerdere opdrachtgevers en locaties (Voor uitzendbureaus).
Radius is nieuw, dus dit artikel legt uit hoe het product werkt, zonder resultaten te claimen.