In deze gids lees je hoe je een kandidaat snel en fatsoenlijk afwijst, met een telefoonscript en twee schriftelijke sjablonen. Recruiters die vacatures in het magazijn, de productie, de schoonmaak en de beveiliging vervullen, wijzen vaak veel meer mensen af dan ze aannemen, en afwijzingen lopen uit op stilte, op een vaag “we hebben voor iemand anders gekozen” of op de ene reden aan de telefoon en een andere in de e-mail.
Op deze pagina: Belangrijkste punten · Wat zeg je als je een kandidaat afwijst? · Moet je een afgewezen kandidaat vertellen waarom? · Wanneer kun je achter je reden voor een afwijzing staan? · Welke redenen geef je nooit voor een afwijzing? · Welke fouten worden het vaakst gemaakt bij het afwijzen van kandidaten? · Wat verandert er voor uitzendbureaus en voor werkgevers met personeel op de werkvloer? · Wat lost deze aanpak niet op? · Hoe Radius helpt · Conclusie · Veelgestelde vragen
Belangrijkste punten
- Geef één reden, gekoppeld aan een eis uit de vacature of de intake, nooit een reden die gaat over wie de persoon is.
- Schrijf de reden eerst op en gebruik dan dezelfde woorden per telefoon en schriftelijk.
- De NVP Sollicitatiecode, een vrijwillige Nederlandse gedragscode, vraagt organisaties om kandidaten binnen twee weken na het besluit te laten weten wat de uitkomst is en waarom.
Wat zeg je als je een kandidaat afwijst?
Bedank de kandidaat, vertel wat je hebt besloten, geef één reden en bied een vervolgstap aan.
Alle drie de sjablonen gebruiken hetzelfde voorbeeld ter illustratie: een functie als productiemedewerker met elke derde week nachtdiensten, zoals in de vacature staat. In het gesprek zei de kandidaat dat nachtdiensten niet kunnen. Vul je eigen functie en eis in.
Hoe wijs je een kandidaat telefonisch af?
Houd het kort en zeg in de eerste twee zinnen wat je hebt besloten.
Noem de reden één keer. Gaat de kandidaat ertegenin, herhaal de reden dan in plaats van er nieuwe bij te halen. Vraag niet waarom iemand geen nachtdiensten kan draaien: de beslissing is gebaseerd op het dienstpatroon, en over gezondheid of zorgtaken hoor jij niet te oordelen.
Wat moet er in een afwijzing per e-mail of sms staan?
Dezelfde reden, in dezelfde woorden, in een paar regels.
Gebruik je een sms, neem dan de zin met de reden woord voor woord over en laat de rest weg.
Wat zeg je als het antwoord “nu niet, maar later” is?
Zeg duidelijk nee tegen deze functie en vraag dan toestemming om in contact te blijven.
Stuur dit alleen als die functies er echt komen.
Moet je een afgewezen kandidaat vertellen waarom?
Ja. Geef één eerlijke reden, altijd als dat kan.
Een deel van het Engelstalige advies, veel ervan geschreven voor de Verenigde Staten, raadt aan om redenen vaag te houden. De Nederlandse standaard vraagt het tegenovergestelde. De NVP Sollicitatiecode (juli 2025) is de gedragscode voor werving en selectie van het Nederlandse HR-netwerk NVP. Daarin staat dat de organisatie een afgewezen kandidaat zo snel mogelijk informeert, uiterlijk binnen twee weken na het besluit, “en ook waarom”.
Er gelden twee beperkingen. De code is een vrijwillige gedragscode en geen wet; NVP merkt op dat er geen specifieke wetgeving voor werving en selectie bestaat. En volgens de code valt werving via bemiddelingsbureaus onder een aparte code, de Recruitercode, die ook recruiters bij bureaus moeten raadplegen.
Onze visie: een korte reden is meestal sowieso sneller, want na een vaag bericht belt de kandidaat terug om te vragen waarom.
Wanneer kun je achter je reden voor een afwijzing staan?
Als de reden klopt, bij een bekende eis hoort en overal hetzelfde luidt.
- De kandidaat kon het zien vóór de sollicitatie: de starttijd, het dienstpatroon, een certificaat, een rijbewijs. Stond het niet in de vacature of de intake, wijs dan niet op die grond af. Dat is weer een reden om kandidaten te vertellen over de lastige kanten van het werk.
- Het is één reden: de reden die de doorslag gaf. Een rijtje redenen leest als een zoektocht naar een rechtvaardiging.
- Het staat eerst op papier: één zin in het dossier van de kandidaat zodra je beslist, vóór je belt, die je daarna voorleest en ongewijzigd in je bericht plakt.
- Je hebt het bij iedereen op dezelfde manier gecontroleerd.
Voorbeeld ter illustratie. Geen echte kandidaat.
| Waar | Wat de recruiter schrijft of zegt |
|---|---|
| Dossier van de kandidaat, dinsdag 15:10 | Niet aangeboden: functie heeft elke derde week nachtdiensten (vacature, intake). Kandidaat zegt dat nachtdiensten niet kunnen. Gevraagd naar dagfuncties. |
| Telefoon, dinsdag 15:20 | “De reden is het dienstpatroon: de functie heeft elke derde week nachtdiensten, en je vertelde ons dat die voor jou niet kunnen.” |
| E-mail, dinsdag 15:30 | Dezelfde zin. |
| De opdrachtgever vraagt het op vrijdag na | De recruiter leest de notitie van dinsdag voor. |
De notitie legt de eis en het antwoord van de kandidaat vast en houdt daarmee op. Hoe lang je de notitie bewaart, stem je af op je eigen bewaarbeleid.
Consistentie telt ook als een beslissing wordt getoetst. In oordeel 2026-116 (6 augustus 2026) zei een kandidaat dat een uitzendbureau voor technisch personeel hem telefonisch en per e-mail wisselende verklaringen gaf. Het College voor de Rechten van de Mens vond dat de telefoonnotities van het bureau overeenkwamen met de redenen in de interne notities, aanvaardde de uitleg van het bureau waar de berichten verschilden en zag geen verboden onderscheid. De oordelen van het College zijn niet juridisch bindend, maar hebben wel gezag.
Wil je berichten, notities en het gesprek in één kandidaatdossier zien? Bekijk het Radius ATS.
Welke redenen geef je nooit voor een afwijzing?
Wijs nooit af op wie iemand is, maar op wat de functie vraagt.
- Afkomst, nationaliteit, godsdienst of levensovertuiging, geslacht, zwangerschap, leeftijd, handicap of gezondheid, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat of politieke gezindheid.
- Accent. Heeft de functie een taal nodig, benoem dan de taak, zoals een mondelinge veiligheidsinstructie in het Nederlands volgen, en toets iedereen daaraan.
- “Past niet bij de cultuur.” Er wordt geen eis genoemd, en juist daar schuilen aannames over groepen.
- Een ontbrekende upload of een telefoontje dat wegviel. Het bewijs is er nog niet; dat zegt niets over de eis.
De Nederlandse gelijkebehandelingswetgeving verbiedt onderscheid op de meeste van deze gronden, zwangerschap inbegrepen, bij het vervullen van een vacature en bij arbeidsbemiddeling door bureaus, met beperkte uitzonderingen (Algemene wet gelijke behandeling, artikelen 1 en 5). Leeftijd en handicap of chronische ziekte vallen onder aparte wetten, die in het overzicht van het College staan.
Welke fouten worden het vaakst gemaakt bij het afwijzen van kandidaten?
Stilte, vage redenen en redenen die per kanaal verschillen.
| Fout | Oplossing |
|---|---|
| Stilte na een gesprek | Noem tijdens het gesprek een datum waarop je reageert. De NVP-code vraagt om binnen twee weken na het solliciteren te laten weten hoe het verder gaat |
| “We hebben voor iemand anders gekozen” | Voeg de eis toe die de doorslag gaf |
| Per telefoon de ene reden, per e-mail een andere | Schrijf eerst de reden op, lees die daarna voor en plak die in je bericht |
Wat verandert er voor uitzendbureaus en voor werkgevers met personeel op de werkvloer?
Spreek de mogelijke redenen af met de opdrachtgever voordat je iemand afwijst.
Bij een uitzendbureau leg je de eisen van de opdrachtgever vast in de intake. Wijst een opdrachtgever iemand af, vraag dan welke eis de doorslag gaf voordat je de kandidaat belt. Werkgevers met meerdere locaties kunnen per functie één lijst met goedgekeurde redenen bijhouden.
Wat lost deze aanpak niet op?
Een consistente reden maakt een slechte beslissing nog niet eerlijk.
Het helpt alleen als de eis eerlijk is en bij iedereen op dezelfde manier is gecontroleerd. Een notitie laat zien waarop een beslissing was gebaseerd, maar maakt die niet rechtmatig. Een kandidaat in de laatste ronde, of iemand die het wil bespreken, verdient meer dan een sjabloon.
Hoe Radius helpt
Radius Hire is het AI-wervingsplatform voor functies op de werkvloer. De AI Interviewer en Match komen samen in één kandidaatdossier, met Radius Passport waar de werkgever dat gebruikt, en een recruiter neemt elke wervingsbeslissing.
Radius wijst nooit zelfstandig een kandidaat af; een recruiter bekijkt het bewijs en kan alles wat Radius laat zien terzijde leggen (zie vertrouwen). In het Radius ATS staan berichten, notities en het gesprek in hetzelfde dossier, zodat je reden naast het bewijs staat waar die naar verwijst. Per eis laat Radius zien of die is onderbouwd met een document of een controle, alleen steunt op wat de kandidaat zelf zei, of nog ontbreekt (zie Match). Radius is gebouwd voor uitzendbureaus die werven voor meerdere opdrachtgevers en locaties.
Conclusie
Kies de eis die de uitkomst bepaalde, schrijf die op en zeg precies dat per telefoon en schriftelijk. Laat alles weg wat over de persoon zelf gaat, behandel ontbrekende papieren als een vraag en sluit af met een vervolgstap.